Ausnahmebehandlung: was ein automatisierter Ablauf mit Sonderfällen tut

Ausnahmebehandlung in der Prozessautomatisierung legt fest, was ein automatisierter Ablauf mit einem Datensatz tut, der nicht unter seine Regel passt: zurückstellen, später erneut versuchen, an einen Menschen übergeben oder verwerfen – jeweils mit Grund im Journal. Ohne sie bleibt der Sonderfall liegen, bricht den ganzen Lauf ab oder landet unbemerkt falsch im Zielsystem.

Ausnahmebehandlung: fachliche und technische Ausnahmen

In der Programmierung meint das Wort das Abfangen von Laufzeitfehlern im Code. In automatisierten Geschäftsabläufen ist es weiter gefasst und betrifft zwei Arten von Ereignissen, die sich grundlegend unterscheiden:

• Technische Ausnahmen. Der Datensatz ist in Ordnung, gestört ist der Weg: Ein Zielsystem antwortet nicht, eine Anmeldung ist abgelaufen, eine Aufrufgrenze ist erreicht. Solche Fälle erledigen sich häufig von selbst, wenn der Schritt etwas später wiederholt wird.
• Fachliche Ausnahmen. Der Weg funktioniert, aber der Datensatz passt nicht: Eine Bestellung enthält einen Artikel, der in der Warenwirtschaft fehlt, das Versandportal lehnt eine Lieferadresse ab, ein Pflichtfeld ist leer. Hier hilft kein zweiter Versuch; jemand muss entscheiden oder Stammdaten ergänzen.

An dieser Unterscheidung hängt alles Weitere. Wer beide Arten gleich behandelt, wiederholt fachliche Fehler endlos oder schickt Menschen Störungen, die sich nach kurzer Zeit erledigt hätten. Eine Grauzone bilden die Wiederholversuche selbst: Brach der erste Versuch ab, nachdem das Zielsystem den Datensatz schon angelegt hatte, erzeugt der zweite eine Dublette – deshalb braucht jede Wiederholung die Absicherung, die der Artikel Idempotenz beschreibt.

Vier Wege für einen Datensatz, der nicht passt

Ein belastbarer Ablauf entscheidet für jeden Sonderfall einzeln, welcher Weg gilt, und verarbeitet alle übrigen Datensätze weiter.

1. Warteschlange. Der Datensatz wird mit Grund und Zeitpunkt beiseitegelegt. Die Warteschlange ist eine sichtbare Liste mit benannter Zuständigkeit, kein Ordner, den niemand öffnet.
2. Wiederholung. Technische Ausnahmen bekommen weitere Versuche mit wachsendem Abstand und einer Obergrenze. Voraussetzung ist, dass ein Schritt doppelt ausgeführt werden darf, ohne doppelt zu wirken: Eine Rechnung, die beim zweiten Versuch ein zweites Mal angelegt wird, ist schlimmer als der Ausfall selbst.
3. Übergabe an einen Menschen. Fachliche Ausnahmen gehen an die Person, die sie entscheiden kann, zusammen mit allem, was sie dafür braucht: Originaldaten, verletzte Regel, möglicher Vorschlag. Nach der Entscheidung setzt der Datensatz an derselben Stelle fort, statt von vorn zu beginnen.
4. Verwerfen mit Nachweis. Manche Eingänge sind schlicht ungültig, etwa Testeinträge oder offensichtliche Spam-Anfragen. Auch sie verschwinden nicht still, sondern werden mit Grund festgehalten.

Jeder Weg hinterlässt einen Eintrag: welcher Datensatz, welche Regel, welcher Weg, wer entschieden hat. Aus diesen Einträgen setzt sich später der Audit-Trail des Ablaufs zusammen.

Was eine Regel zur Ausnahmebehandlung festlegen muss

Wie Sonderfälle behandelt werden, entsteht nicht beim Programmieren, sondern wird vorher mit dem Fachbereich beschrieben. Pro Ablauf gehören fünf Angaben dazu:

• Erkennung. Woran der Ablauf merkt, dass etwas nicht stimmt – auch ohne Fehlermeldung, etwa bei einem Betrag, der formal gültig, aber unplausibel ist.
• Einordnung. Technisch oder fachlich, und welcher der vier Wege gilt.
• Grenzen. Wie oft wiederholt wird und ab wann eine technische Ausnahme selbst zur Meldung wird.
• Zuständigkeit. Wer die Warteschlange abarbeitet und wer vertritt, wenn diese Person nicht da ist.
• Rückweg. Wie ein geklärter Fall wieder in den Ablauf gelangt, ohne dass Schritte doppelt laufen.

Die Regel lebt mit dem Betrieb. Ein Sonderfall, der Tag für Tag wiederkehrt, ist keiner mehr, sondern ein Arbeitsauftrag an die Stammdaten oder an die Regel selbst – von Hand abgearbeitet wird er sonst dauerhaft.

Typische Fehler

• Ein Sonderfall hält alle auf. Der Lauf bricht beim ersten unpassenden Datensatz ab, und alle korrekten Datensätze danach bleiben ebenfalls liegen.
• Überspringen ohne Spur. Der Ablauf macht einfach mit dem nächsten Satz weiter. Er wirkt stabil, aber niemand weiß, was fehlt.
• Wiederholen ohne Grenze. Ein fachlicher Fehler wird immer wieder versucht, füllt die Protokolle und erzeugt Meldungen, bis sie keiner mehr liest.
• Warteschlange ohne Besitzer. Die Liste existiert, doch niemand fühlt sich zuständig, und aus dem automatisierten Ablauf wird ein neuer Stapel Handarbeit.
• Jeder Einzelfall als Alarm. Wer jede Ausnahme als Störung verschickt, verwechselt Ausnahmebehandlung mit Prozessmonitoring. Die Warteschlange wird abgearbeitet; gemeldet wird erst, wenn sie ungewöhnlich wächst oder der Ablauf ganz verstummt.

Wie wir Sonderfälle in Abläufen behandeln

Wir beschreiben die Ausnahmen, bevor ein Ablauf gebaut wird, und halten im Angebot fest, woran ihre Behandlung abgenommen wird. Was fehlende Regeln anrichten, zeigte der Ablauf eines Lebensmittelherstellers: Eine einzige Ursache erzeugte in einer Woche 151 der 179 Fehler, 145 davon in ununterbrochener Folge. Die Ursache ist beseitigt, und ein einzelner nicht angelegter Geschäftspartner bringt den Lauf nicht mehr zu Fall – er landet als Klärungsfall in der Liste, der Rest läuft durch. Wie solche Abläufe entstehen und abgenommen werden, beschreibt die Seite Geschäftsprozesse nachweisbar automatisieren.